Produktrückrufe schnell und richtig regeln

Fast täglich wird in Deutschland ein Produktrückruf bekannt - von Konsumgütern über Batterien bis zu technischen Zulieferteilen, Großgeräten, Autos oder Software. Die Kosten belaufen sich pro Produktrückruf im Schnitt auf 11 Mio €. Die Schäden übersteigen diese Zahl oft um ein Vielfaches.

THOST bereitet Kund*innen auf Produktrückrufe oder -austausche vor und steuert deren Durchführung.

Übergeordnete Zielsetzungen im Ernstfall sind:

Sicherheit und Qualität der Produkte am Markt schnellstmöglich wiederherstellen
Auswirkungen auf Marke und Image minimieren und gestalten
Interne Aufwände minimieren und von Störungen in nicht betroffenen Bereichen der Supply Chain vermeiden

Ziel unserer Leistungen ist der termin- und qualitätsgerechte Abschluss sowie die versicherungskonforme Dokumentation von Produktrückrufen oder -austauschen.

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Unsere Leistungen gliedern sich in drei Phasen:

Aktivieren

Ziel der Aktivierungsphase ist das schnelle Herstellen von Transparenz, Struktur und Handlungsfähigkeit mit:

Durchführung Krisenstab-Meeting zur Bewertung der Risikostufe und Ableitung von kurz-, mittel-, langfristigen Korrekturmaßnahmen sowie Rückruf-/ Austauschstrategien
Durchführung Kick-Off mit Rückrufteam
Erstellung eines Kommunikationsplans mit relevanten Akteuren inkl. Ableitung von Melde- und Informationspflichten
Gestaltung und Festlegung des gesamten Rückrufprozesses (Rollen und Verantwortlichkeiten) sowie von Teilprozessen wie z.B. Kommunikation, Materialflüsse, Dokumentations- und Rechnungsfluss

Arbeitsergebnis: Handlungsfähiges Recall-Team mit vereinbarten Rollen, Verantwortlichkeiten, Scope und Zielsetzung

Ausführen

Ziel der Ausführungsphase ist die qualitäts- und termingerechte Abwicklung des Rückruf- oder Austauschprojektes mit:

Aufbau und Betrieb der Projekt-Datenbank(en) zur Steuerung des Rückrufs auf Item-Ebene sowie zur Dokumentation qualitäts- und versicherungsrelevanter Daten
Aufbau und Pflege eines (digitalen) Dokumenten-Archives für Ausschreibungen, Verträge, Berichte, Rechnungen
Steuerung der Kommunikation, ggf. Erstellung von Mustern und Vorlagen
Erstellung Mengengerüst sowie Bedarfs-/ Produktions-/ Beschaffungsplanung
Erarbeitung und Umsetzung von Distributionskonzepten (Reihenfolge-/Tourenplanung, Ersatzteillieferungen, Servicetermine, Incoterms, Außenhandelsbestimmungen, usw.)
Ausschreibung und Beauftragung von Partner*innen
Koordination betreuter Kundenschnittstellen wie z.B. Call-Center, telefonischer Rufbereitschaft, Telefonhotlines, E-Mailadressen, Online-Kontaktformulare, Informations- oder FAQ-Webseiten
Koordination von Prüf-/ Austausch-/ Rückholterminen
Koordination von Logistikdienstleistern für Versand und Lagerung
Koordination, Prüfung und Dokumentation von Serviceberichten und Rechnungen
Durchführung des Berichts- und Besprechungswesens
Durchführung von Abweichungsanalysen und Erarbeitung von Korrekturmaßnahmen
Erstellung Projektabschlussbericht inkl. Datenbanken, Projektorganisation und Prozessdokumentation
Durchführung Projektabschlussgespräch mit Abschlusspräsentation und -bericht

Arbeitsergebnis: Abschlussbericht des Produktrückrufs oder -austauschs

Lernen

Ziel der Lernphase ist die Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen mit:

Optimierung des Notfallplans
Sammlung Lessons Learned für KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess), ggf. als Workshop
Ableitung möglicher Maßnahmen zur Fehlervermeidung und nachhaltiger Qualitätssicherung
Ableitung von Frühindikatoren für zukünftige Krisensituationen

Arbeitsergebnis: Optimierter Notfallplan

Veröffentlichungen & Veranstaltungen

Ausgewählte Referenzen

geben beispielhafte Einblicke in die Projektvielfalt als Teile eines großen Erfahrungsspektrums. Weitere Referenzen auf Anfrage unter Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

Europaweiter Produktaustausch für den führenden Hersteller für Gebäudeautomationstechnik

Die Kernaufgaben des THOST-Teams beinhalteten unter anderem die Planung und Steuerung von Bedarfen, Kommunikation und Distribution sowie den Austausch-Prozess; des Weiteren Ausschreibungen, Beauftragungen und Steuerung von 150 Austausch- und Logistikpartner*innen in 24 Ländern.

Europaweite Kommunikation zur Produktsicherheit für den führender Hersteller von Nutzfahrzeug Zulieferteilen

Unser Team dokumentierte die Kontaktaufnahme von > 350 Kund*innen und Folgekund*innen in 12 Ländern und koordinierte die gesamte Kommunikation rund um Produktsicherheit und -verantwortung für mehr als 5.200 Zulieferteile.

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